Rotra houdt complexiteit onder controle dankzij ritplanning

Elke dag plant Rotra zo’n tweehonderd vrachtauto’s vol met duizend zendingen, zowel voor het ophalen als afleveren van goederen. Vanwege het grote aantal restricties is dat een complexe planning, voor de logistiek dienstverlener uit Doesburg welke Smartour van PTV Group inzet. Harm Roelofsen, operationeel directeur van Rotra: “De beste ritplanning blijft altijd het resultaat van slimme algoritmes en ervaren planners.”

Midden in het pand aan de Verhuellweg 5 in Doesburg bevindt zich een goed geoutilleerde serverruimte. Led-lampjes in verschillende kleuren laten zien dat de servers en de daarop geïnstalleerde software volop in gebruik zijn. Een noodaggregaat zorgt ervoor dat de hardware ook bij stroomuitval blijft functioneren. Als onverhoopt kortsluiting ontstaat, zorgen drie rode flessen met blusgas ervoor dat een vlammetje geen kans krijgt om uit te groeien tot een vuurzee. “Hier draait onze eigen private cloud. Daarvan hebben we nu twintig procent in gebruik. We kunnen dus nog groeien”, vertelt Harm Roelofsen, operationeel directeur van Rotra.

Dit is niet de enige serverruimte van Rotra. In het gebouw een eindje verderop staat een exacte kopie. Als de ene serverruimte om wat voor reden dan ook is uitgeschakeld, neemt de andere het werk onmiddellijk over. “Beschikbaarheid van IT-systemen is cruciaal in onze sector. Stel dat een klant ons een transportopdracht stuurt, terwijl het IT-systeem eruit ligt. Die klant vertrouwt erop dat wij de opdracht afhandelen, terwijl wij die nooit hebben gezien. Natuurlijk kun je beveiligingen inbouwen om dergelijke scenario’s te voorkomen, maar het is veel handiger om het systeem gewoon permanent in de lucht te houden”, stelt Roelofsen.

Brutomarge

Het grote belang dat Rotra aan IT hecht, is de reden dat de logistiek dienstverlener vier jaar geleden besloot zelf een transportmanagementsysteem (TMS) te ontwikkelen. In de markt kon Roelofsen immers geen geschikt systeem vinden voor het managen van de 450 auto’s - waaronder 180 eigen trucks - die Rotra elke dag de weg op stuurt. “Ik ben bij veel TMS-leveranciers geweest. Wat ik aantrof was een onsje visie en een kilo verwarring. De systemen die ik heb gezien, waren niet goed genoeg om met Rotra de volgende stap te maken. Daarom zijn we maar zelf een systeem gaan bouwen, ook al is dat natuurlijk niet onze primaire taak.”

Bij de ontwikkeling van het TMS is veel aandacht uitgegaan naar de contractmodule. Daarin staan de contracten met klanten, waarin voor elke regio verschillende tarieven zijn afgesproken. Meestal verschillen die tarieven ook weer van klant tot klant. Nu al die tarieven goed in het systeem staan, kan Rotra alle zendingen volledig automatisch factureren. “Sterker nog: de facturen staan vaak te popelen om verstuurd te mogen worden”, verklaart Roelofsen. “Onze klanten ontvangen hun factuur gemiddeld na 3,5 werkdagen, wat ongekend snel is in de sector. Het gevolg is dat we ook sneller ons geld krijgen.”

Wat Rotra overhoudt aan een zending, is dankzij het TMS al veel eerder zichtbaar. De planners zien bij het inplannen van een transport direct het effect op de brutomarge. “De kostprijs berekent het systeem op basis van volume, gewicht of het aantal laadmeters. De hoogste kostprijs nemen wij als uitgangspunt. Dat biedt meer mogelijkheden om de brutomarge te optimaliseren dan de meeste TMS’en. Als in die systemen een rit met 10 zendingen 500 euro kost, rekenen zij met een gemiddelde van 50 euro per zending. Hoe groot of klein die tien zendingen ook zijn.”

Kaartmateriaal

Bijzonder is de module voor crossdocking, een belangrijke activiteit waarmee elke avond meer dan zestig mensen bezig zijn. De module ondersteunt hen daarbij, zodat niet per ongeluk een doos met gevaargoederen tussen de kinderkleding belandt. “Ook bij de orderinvoer hebben we veel aandacht geschonken aan de gebruiksvriendelijkheid. Vaak verloopt dat via schermen met een groot aantal velden, die lang niet allemaal relevant zijn. Tachtig procent van de velden hebben wij nu weggestopt. Alleen als ze nodig zijn, kan iemand ze openklikken.”

Voor de gebruikers van het TMS vormen de geografische schermen een cruciaal hulpmiddel. Rotra maakt hiervoor gebruik van de PTV xMap Server, het kaartmateriaal van PTV Group dat in het TMS is ingeplugd. Met een druk op de knop kan elke rit op het scherm worden getoond. Omdat alle trailers zijn uitgerust met een GPS-tracker, kan de positie nauwkeurig worden getoond. “De mate van detail is geweldig. Als een chauffeur zo snel de plaats van bestemming niet kan vinden, kunnen wij hem bijsturen en vertellen dat hij niet links maar rechts van de weg moet zijn. Dat is vooral relevant bij klanten met een ander laad- of losadres dan het kantooradres”, heeft Roelofsen ervaren.

Via het geografische scherm kunnen planners klikken op ritten voor meer informatie zoals de verwachte aankomsttijd of de beladingsgraad. “Als wij onderweg nog iets extra’s moeten meenemen, kunnen we meteen zien welke vrachtauto leeg is”, zegt Roelofsen, die het TMS onder de naam Logistics Software Solutions (LSS) in de markt heeft gezet. “Dat is een zelfstandig opererend bedrijf. Rijk hoeven we niet te worden van de verkoop van het TMS. Wij zijn vooral op zoek naar sterke partners die ons helpen de software verder uit te bouwen.”

Harm Roelofsen, operationeel directeur van Rotra: “De beste ritplanning blijft altijd het resultaat van slimme algoritmes en ervaren planners.”

Rekening houden met restricties tijdens het plannen

Voor de rit- en routeplanning maakt Rotra gebruik van PTV Smartour, eveneens ontwikkeld door PTV Group. Elke avond tussen 18.00 en 21.00 uur draait dit systeem op volle toeren. Alle opdrachten voor de volgende dag, zowel voor het ophalen als afleveren van zendingen, worden dan ingepland. “Om half tien ’s avonds moet die planning ook echt klaar zijn. Dan starten namelijk onze crossdock-medewerkers. Die moeten weten welke zendingen zij in welke vrachtauto moeten laden”, vertelt Pim Koenders, logistics engineer bij Rotra.

Gemiddeld gaat het om duizend zendingen per dag die moeten worden ingepland. Smartour genereert een voorstel, waarin met zoveel mogelijk aspecten alvast rekening is gehouden. Als voorbeeld noemt Koenders de gevaargoederen, die in vijftien procent van de zendingen zitten. “Die zendingen mogen alleen worden vervoerd in een voertuig met ADR-keuring door een chauffeur met ADR-diploma. Smartour houdt automatisch daarmee rekening. Als de planner een chauffeur zonder ADR-diploma gevaargoederen wil laten ophalen, geeft het systeem direct een foutmelding.”

Een ander voorbeeld is de wijze van laden of lossen. Op een deel van de 130.000 laad- en losadressen is geen heftruck beschikbaar om de trailer van de zij- of achterkant te lossen. “Op die adressen kunnen we alleen terecht met een voertuig met laadklep. Ook houdt Smartour rekening met de openingstijden op elk adres en de tijd die we daar nodig hebben. Soms gebeurt het dat een eindklant door omzetgroei het aantal vrachtauto’s ziet toenemen, waardoor onze wachttijden toenemen. Dat passen we dan aan in Smartour”, vertelt Roelofsen.

De tien LNG-trucks die Rotra in gebruik heeft, vormen een eigen voertuigklasse in Smartour. “Met die trucks mogen we ook in de milieuzones in Utrecht en Amsterdam komen. De actieradius van die trucks vormt geen probleem. We hebben ze voorzien van twee brandstoftanks, zodat ze 800 kilometer kunnen rijden.


Half miljoen besparen

Elke planning die PTV Smartour genereert, wordt door de planner gecontroleerd en zo nodig bijgesteld. Dat blijft noodzakelijk. “De planner weet exact wat we net wel of net niet kunnen halen. Hij weet het als een chauffeur een blessure heeft en even iets minder hard loopt. Hij weet ook hoe klanten reageren als een zending iets te laat komt. We kunnen niet alles in Smartour vastleggen”, stelt Koenders, die bijval krijgt van Roelofsen. “De beste planning blijft altijd het resultaat van het samenspel tussen slimme algoritmes en ervaren planners.”

Wel heeft Roelofsen door planningstools zoals Smartour de rol van de planner steeds meer zien veranderen. “De planner verandert steeds meer in een operator die het proces controleert in plaats van een planner die zelf met zendingen aan het schuiven is. Dat kan ook niet anders met 132.000 laad- en losadressen, dat is niet meer te overzien. Geen planner heeft alle informatie over die adressen in zijn hoofd zitten.”

Rotra heeft in feite drie kopieën van Smartour draaien. Twee kopieën worden in Doesburg en in Kampenhout gebruikt voor de distributieplanning. Daarnaast gebruikt Rotra in Doesburg een derde kopie voor de distributie van de Gazelle-fietsen. “Vier jaar geleden zijn we op de Gazelle-afdeling gestart met Smartour. Die operatie is iets minder complex. Toen die goed draaide, hebben we ook de andere twee planningsactiviteiten overgezet op Smartour.”

De inzet van Smartour heeft zichzelf inmiddels terugverdiend. “Dankzij Smartour kunnen we rond 16.00 uur, als ruim tachtig procent van de transportopdrachten binnen is, alvast een voorplanning maken. Die gebruiken we om transportcapaciteit bij onze subcontractors in te kopen. Toen we van start gingen, hebben we uitgerekend dat we alleen op inkoop al een half miljoen op jaarbasis kunnen besparen.